Privacy­verklaring sollicitanten Inreda

Versie 08-06-2026

Geldt voor Sollicitanten, kandidaten (waaronder stagiairs), open sollicitanten en personen die belangstelling tonen voor een functie bij Inreda.
Niet van toepassing op Medewerkers na indiensttreding, zzp’ers, leveranciers en andere zakelijke relaties. Na indiensttreding geldt de privacyverklaring voor medewerkers.
Verwerkings­verantwoordelijke Inreda Diabetic B.V., Klavermaten 65-5, 7472 DD Goor, Nederland
Functionaris voor gegevens­bescherming privacy@inredadiabetic.nl

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe Inreda persoonsgegevens van sollicitanten verwerkt. Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke doeleinden, op basis van een geldige grondslag en niet langer dan nodig. Daarbij beveiligen wij persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen en beperken wij de toegang tot medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun rol in de sollicitatieprocedure.

Inreda gebruikt op dit moment geen sollicitantenvolgsysteem of recruitmentplatform zoals een "applicant tracking system". Sollicitaties kunnen daarom binnenkomen via e-mail, LinkedIn, vacaturesites zoals Indeed, via de Werken Bij pagina of rechtstreeks via contact met Inreda. Omdat sollicitatiegegevens daardoor ook in mailboxen, berichtenomgevingen of tijdelijke werkmappen terecht kunnen komen, werken wij met een praktische handmatige werkwijze: sollicitatiegegevens worden zoveel mogelijk centraal en afgeschermd opgeslagen, toegang wordt beperkt tot de betrokken personen, en kopieën in mailboxen, downloads, lokale mappen en berichtenomgevingen worden verwijderd zodra zij niet meer nodig zijn (dit staat ook nader omschreven bij 10. Beveiligingsmaatregelen).

1. Overzicht van verwerkingen

In onderstaande tabel staat welke categorieën persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doelen, op basis van welke grondslag en hoe lang wij deze gegevens in beginsel bewaren. Waar wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, lichten wij dat belang kort toe.

Categorie persoonsgegevens Doeleinden en voorbeelden Grondslag Bewaartermijn
Identificatie- en contactgegevens Naam, adres of woonplaats voor zover verstrekt, telefoonnummer, e-mailadres, LinkedIn-profiel (waar van toepassing), correspondentieadres en andere contactgegevens worden gebruikt voor communicatie over de sollicitatie, planning van gesprekken en identificatie van de kandidaat binnen de procedure. b en f. Gerechtvaardigd belang: het kunnen organiseren en administreren van een zorgvuldige sollicitatieprocedure. Tijdens de sollicitatieprocedure. Bij afwijzing in beginsel uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure. Bij toestemming voor toekomstige vacatures maximaal 1 jaar. Bij indiensttreding worden relevante gegevens opgenomen in het personeelsdossier. Vanaf dat moment geldt de privacyverklaring voor medewerkers.
Sollicitatiegegevens Cv en motivatiebrief (hierin kan informatie zijn opgenomen over opleiding, werkervaring, vaardigheden, beschikbaarheid, gewenste arbeidsvoorwaarden, huidige of vorige functies en overige informatie die de sollicitant zelf verstrekt). Deze gegevens worden verwerkt voor beoordeling van geschiktheid, selectie, gespreksvoorbereiding en het nemen van een besluit over de sollicitatie. b en f. Gerechtvaardigd belang: selectie van geschikte kandidaten en onderbouwing van de sollicitatieprocedure. Tijdens de sollicitatieprocedure. Bij afwijzing in beginsel uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure. Bij toestemming voor toekomstige vacatures maximaal 1 jaar. Bij indiensttreding worden relevante gegevens opgenomen in het personeelsdossier. Vanaf dat moment geldt de privacyverklaring voor medewerkers.
Communicatiegegevens E-mails, LinkedIn-berichten, berichten via vacaturesites zoals Indeed, gespreksuitnodigingen, bevestigingen, notities over bereikbaarheid en praktische afspraken kunnen persoonsgegevens bevatten die worden verwerkt voor communicatie met de sollicitant en uitvoering van de procedure. b en f. Gerechtvaardigd belang: efficiënte communicatie en dossiervorming binnen de sollicitatieprocedure. Tijdens de sollicitatieprocedure. Bij afwijzing in beginsel uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure. Kopieën in mailboxen en berichtenomgevingen worden zoveel mogelijk eerder verwijderd zodra zij niet meer nodig zijn.
Gespreksnotities en selectiebeoordelingen Interne notities van gesprekken, beoordelingen van geschiktheid, vergelijking met het functieprofiel, feedback van interviewers en interne besluitvorming kunnen persoonsgegevens bevatten en worden verwerkt voor zorgvuldige selectie, onderbouwing van de keuze voor of tegen een kandidaat en interne afstemming tussen betrokkenen. f en waar nodig b. Gerechtvaardigd belang: het zorgvuldig kunnen beoordelen van kandidaten en kunnen uitleggen of onderbouwen van selectiekeuzes. Tijdens de sollicitatieprocedure. Bij afwijzing in beginsel uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure, tenzij een klacht, geschil of juridische noodzaak langere bewaring vereist.
Gegevens uit LinkedIn, Indeed of andere vacaturesites Via vacaturesites zoals Indeed kunnen sollicitaties binnenkomen met sollicitatiegegevens en contactgegevens zoals hierboven beschreven. Ook via LinkedIn kan contact gezocht worden met kandidaten, en kunnen contactgegevens en profielgegevens worden opgeslagen. b en f. Gerechtvaardigd belang: het kunnen gebruiken van gangbare sollicitatiekanalen en het behandelen van sollicitaties die via die kanalen binnenkomen. Tijdens de sollicitatieprocedure. Bij afwijzing in beginsel uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure. Voor gegevens die binnen het externe platform blijven staan, geldt daarnaast het privacybeleid en de bewaartermijnen van dat platform.
Openbare professionele informatie Informatie uit professionele openbare bronnen, zoals een openbaar LinkedIn-profiel kunnen worden opgeslagen, voor zover relevant voor de functie. Wij raadplegen geen prive-socialmediaprofielen voor selectiedoeleinden. f. Gerechtvaardigd belang: het verifiëren of aanvullen van professioneel relevante informatie voor de functie. Alleen zolang nodig voor de sollicitatieprocedure. Bij afwijzing in beginsel uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure.
Gegevens voor contractvoorbereiding bij een voorgenomen indiensttreding Contactgegevens en sollicitatiegegevens zoals CV en een (concept) arbeidsovereenkomst (indien aanwezig) worden door HR opgeslagen in een tijdelijke map, ter voorbereiding van de indiensttreding. b en waar nodig c. Als de kandidaat in dienst treedt, worden relevante gegevens opgenomen in het personeelsdossier. Vanaf dat moment geldt de privacyverklaring voor medewerkers. Als de kandidaat toch niet in dienst treedt, worden de gegevens in beginsel uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure verwijderd, tenzij een juridische noodzaak langere bewaring vereist.
Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens die ongevraagd worden verstrekt Inreda verwerkt bijzondere persoonsgegevens of andere gevoelige persoonsgegevens van sollicitanten alleen voor zover dit noodzakelijk, proportioneel en wettelijk toegestaan is. Gezondheidsgegevens worden niet actief uitgevraagd, behalve voor zover dit strikt noodzakelijk en wettelijk toegestaan is binnen de grenzen van het arbeidsrecht. Ongevraagd verstrekte of niet-noodzakelijke gegevens worden niet gebruikt en waar mogelijk verwijderd of buiten beoordeling gelaten. In beginsel niet bedoeld voor verwerking. Alleen indien noodzakelijk en wettelijk toegestaan: passende grondslag onder de AVG en, voor bijzondere persoonsgegevens, een uitzondering onder artikel 9 AVG. Niet langer dan noodzakelijk. Onnodige bijzondere of gevoelige gegevens worden zo veel mogelijk direct verwijderd of buiten beoordeling gelaten.
Gegevens voor toekomstige vacatures / talentpool Cv, motivatie, contactgegevens en relevante selectie-informatie van kandidaten die toestemming geven dat Inreda hen later benadert voor passende vacatures worden opgeslagen door HR. a. Toestemming. De sollicitant kan toestemming op ieder moment intrekken. Maximaal 1 jaar na toestemming, tenzij de sollicitant de toestemming eerder intrekt. Na afloop van deze termijn vragen wij opnieuw toestemming of verwijderen wij de gegevens.
ICT-, beveiligings- en logginggegevens Beperkte technische gegevens (ook wel ‘meta data’) in e-mail-, beveiligings- en toegangslogbestanden, bijvoorbeeld wanneer sollicitatiegegevens via e-mail, Microsoft 365, LinkedIn, Indeed of andere systemen worden verwerkt voor beveiliging, toegangsbeheer, incidentonderzoek en continuïteit. f. Gerechtvaardigd belang: informatiebeveiliging, fraudepreventie, continuïteit en bescherming van persoonsgegevens. Volgens het informatiebeveiligingsbeleid en het verwerkingsregister van Inreda. Niet langer dan noodzakelijk; bij een incident kan een langere bewaartermijn gelden.

2. Toelichting op de grondslagen

Grondslag Toelichting
a Toestemming. Een toestemming is alleen geldig als deze vrij, specifiek, geïnformeerd en intrekbaar is. Dit gebruiken wij bijvoorbeeld wanneer wij sollicitatiegegevens langer willen bewaren voor toekomstige vacatures.
b Noodzakelijk voor het nemen van precontractuele maatregelen op verzoek van de sollicitant, bijvoorbeeld het behandelen van een sollicitatie met het oog op een mogelijke arbeidsovereenkomst.
c Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Dit kan bijvoorbeeld relevant worden bij indiensttreding of wanneer specifieke wettelijke eisen voor een functie gelden.
f Noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang, na belangenafweging. Denk aan het organiseren van de sollicitatieprocedure, het selecteren van geschikte kandidaten, interne administratie, beveiliging en het kunnen onderbouwen van keuzes.

3. Ontvangen wij persoonsgegevens altijd rechtstreeks van jou?

Meestal ontvangen wij persoonsgegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je per e-mail solliciteert, wanneer wij contact hebben via LinkedIn, Indeed, een andere vacaturesite of rechtstreeks contact met Inreda. Soms ontvangen wij je persoonsgegevens echter niet rechtstreeks van jou. In dat geval informeren wij je daarover in deze verklaring.

Categorie gegevens Mogelijke bron(nen)
Sollicitatie- en contactgegevens Direct bij jou, bijvoorbeeld via e-mail, LinkedIn, Indeed, een vacaturesite of een open sollicitatie.
Platformgegevens LinkedIn, Indeed of andere vacaturesites waar u zelf solliciteert of waarmee u contact met Inreda opneemt. Deze partijen kunnen ook zelfstandig persoonsgegevens verwerken volgens hun eigen privacybeleid, zoals beschreven in hun eigen privacyverklaringen.
Professionele openbare informatie Openbare professionele bronnen, zoals een openbaar LinkedIn-profiel of openbaar portfolio, kunnen wij kennis van nemen bij contact via LinkedIn, voor zover relevant voor de functie.
Interne beoordelingsgegevens Medewerkers van Inreda die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure, zoals HR, de leidinggevende, interviewers of directieleden.

Inreda maakt geen gebruik van headhunters of recruitmentbureaus voor de reguliere sollicitatieprocedure. Als dat in de toekomst verandert, zal deze verklaring daarop worden aangepast of zal aanvullende informatie worden verstrekt.

Als wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van jou verkrijgen, verstrekken wij waar nodig de informatie uit artikel 14 AVG binnen de daarvoor geldende termijn, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

4. Is het verstrekken van persoonsgegevens verplicht?

Je bent niet alle gegevens zijn noodzakelijk bij het solliciteren. Wel hebben wij bepaalde gegevens nodig om je sollicitatie te kunnen behandelen. Denk aan je naam, contactgegevens, even gegevens om je geschiktheid te beoordelen zoals je relevante werkervaring en opleiding.

Als je deze gegevens niet of niet volledig verstrekt, kan Inreda je sollicitatie mogelijk niet goed beoordelen of kan de sollicitatieprocedure niet worden voortgezet dan wel in behandeling genomen worden.

Wij vragen je om tijdens de sollicitatieprocedure geen gegevens te verstrekken die niet nodig zijn voor de beoordeling van je sollicitatie. Verstrek daarom bij voorkeur geen BSN, kopie identiteitsbewijs, gezondheidsinformatie behalve waar dit relevant is voor je functie, pasfoto, informatie over familieleden of andere bijzondere of gevoelige persoonsgegevens, tenzij Inreda daar specifiek om vraagt en uitlegt waarom dat noodzakelijk en toegestaan is.

5. Met wie delen wij je persoonsgegevens?

Ontvangers Toelichting
Interne ontvangers HR, de betrokken leidinggevende, directie of andere medewerkers die noodzakelijk betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. Zij ontvangen alleen de gegevens die zij nodig hebben voor hun rol.
Externe IT-leverancier Leveranciers van IT systemen waar Inreda gebruik van maakt, zoals voor e-mail, opslag, beveiliging en andere ondersteunende systemen. Deze partijen verwerken gegevens namens Inreda.
Vacaturesites en professionele platforms Wanneer je solliciteert via LinkedIn, Indeed of een andere vacaturesite, kunnen deze platforms ook zelfstandig persoonsgegevens verwerken volgens hun eigen voorwaarden en privacybeleid. Enkel de verwerkingen die Inreda zelf doet, vallen onder deze Inreda privacyverklaring voor sollicitanten.

Externe partijen verwerken gegevens soms als verwerker namens Inreda en soms als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Waar een partij als verwerker optreedt, maakt Inreda passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van persoonsgegevens.

6. Doorgifte buiten de EER

Onderwerp Toelichting
Uitgangspunt Wij proberen persoonsgegevens zo veel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te laten verwerken en kiezen waar mogelijk voor EU-hosting of een Europese ’tenant’ (inrichting van de digitale werkruimte).
Sollicitaties via externe platforms Als je solliciteert via LinkedIn, Indeed of een andere vacaturesite, kan dat platform persoonsgegevens verwerken buiten de EER. Voor die verwerking geldt ook het privacybeleid van het betreffende platform.
Als doorgifte toch nodig is Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt onder verantwoordelijkheid van Inreda, gebeurt dat alleen in overeenstemming met de eisen van de AVG, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen.
Extra maatregelen Waar nodig nemen wij aanvullende maatregelen, zoals dataminimalisatie, contractuele beveiligingsafspraken en een “Transfer Impact Assessment” (risico-inventarisatie met betrekking tot doorgifte).
Kopie van waarborgen Je kunt via privacy@Inredadiabetic.nl informatie opvragen over de passende of geschikte waarborgen die wij gebruiken voor doorgiften buiten de EER.

7. Welke rechten heb je?

Recht Wat betekent dit?
Inzage Je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
Rectificatie Je kunt onjuiste of onvolledige persoonsgegevens laten corrigeren.
Verwijdering Je kunt vragen om verwijdering van persoonsgegevens, voor zover wij die gegevens niet meer nodig hebben en geen wettelijke bewaarplicht geldt.
Beperking Je kunt in bepaalde situaties vragen om het gebruik van jouw gegevens tijdelijk te beperken.
Bezwaar Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.
Intrekking toestemming Als wij gegevens verwerken op basis van je toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking voor intrekking.
Dataportabiliteit Je kunt in bepaalde gevallen vragen om overdracht van gegevens die je zelf hebt verstrekt en die geautomatiseerd worden verwerkt op basis van overeenkomst of toestemming.
Klacht Je kunt een klacht indienen bij Inreda en ook bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Soms mogen of moeten wij een verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzen, bijvoorbeeld omdat een wettelijke bewaarplicht geldt of omdat de rechten en vrijheden van anderen moeten worden beschermd.

Verder verzoeken wij je om als je vragen of zorgen hebt rond je privacy, eerst contact op te nemen met de FG, voor een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Binnen Inreda worden geen besluiten over sollicitanten genomen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking in de zin van artikel 22 AVG en die rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen,

Inreda gebruikt geen geautomatiseerde selectie- of rankingsystemen die zelfstandig bepalen of een sollicitant wordt uitgenodigd, afgewezen of aangenomen: echte mensen beslissen hierover. Als externe platforms zoals LinkedIn of Indeed bepaalde sorteer-, zoek- of aanbevelingsfunctionaliteiten aanbieden, gebruikt Inreda deze niet als enige basis voor een sollicitatiebesluit.

9. Hoe kunt u een verzoek met betrekking tot je rechten als betrokkene indienen?

Onderwerp Toelichting
Indienen van een verzoek Dien je verzoek in via privacy@inredadiabetic.nl .
Reactietermijn Wij reageren in beginsel binnen 1 maand. Als je verzoek complex is, mogen wij deze termijn met maximaal 2 aanvullende maanden verlengen. Wij laten jou dat dan binnen 1 maand weten.
Identiteitscontrole Als dat nodig is, kunnen wij je vragen om aanvullende informatie om je identiteit te bevestigen. Dit om ervoor te zorgen dat wij informatie over je persoonsgegevens niet aan de verkeerde persoon verstrekken.
Intrekken toestemming voor toekomstige vacatures Als u toestemming heeft gegeven om je gegevens langer te bewaren voor toekomstige vacatures, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken via privacy@Inredadiabetic.nl.

10. Hoe beveiligen wij jou persoonsgegevens?

De AVG verplicht Inreda om persoonsgegevens te beveiligen met passende technische en organisatorische maatregelen. Hieronder staat een overzicht van maatregelen die wij in elk geval toepassen of – waar relevant – aantoonbaar hebben ingericht.

Maatregel Toelichting
Beperkte toegang Toegang tot sollicitatiegegevens is beperkt tot medewerkers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure, zoals HR, de betrokken leidinggevende, interviewers en waar nodig directie. Overige medewerkers krijgen hier geen inzage in.
Mailboxhygiene Sollicitatiegegevens die via e-mail binnenkomen, blijven in beheer van HR en worden enkel verstrekt aan medewerkers van Inreda die bij het sollicitatieproces betrokken zijn. Na het sollicitatieproces worden onnodige kopieën in persoonlijke mailboxen verwijderd, voor zover dat praktisch mogelijk en verantwoord is.
Geen onnodige lokale kopieen Medewerkers worden geïnstrueerd om cv’s, motivatiebrieven en gespreksnotities na de sollicitatieprocedure te verwijderen en geprinte CVs na een gesprek te vernietigen
Dataminimalisatie Inreda verwerkt alleen gegevens die nodig zijn voor de sollicitatieprocedure. Wij vragen sollicitanten om geen onnodige gevoelige gegevens te verstrekken en wij verwerken niet noodzakelijke persoonsgegevens niet verder in een dossier.
Vertrouwelijkheid Medewerkers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure zijn gehouden aan vertrouwelijkheid.
MFA Waar passend gebruiken wij multi-factor-authenticatie voor gevoelige systemen.
Logging en controle Wij registreren en controleren relevante toegang en systeemgebruik op gevoelige systemen, voor zover dit noodzakelijk is voor beveiliging en incidentonderzoek.
Training en instructie Medewerkers krijgen regelmatig instructies over privacy, informatiebeveiliging en het zorgvuldig omgaan met sollicitatiegegevens.
Technische beveiliging Inreda past verschillende technische beveiligingsmaatregelen toe om haar gegevens, waaronder die met betrekking tot sollicitaties te beschermen, zoals het gebruik van versleuteling, endpoint-beveiliging, antivirus, firewalltechnologie en back-ups.
Normenkaders Inreda laat zich toetsen op normenkaders ISO 27001 en NEN 7510, en hieronder vallen ook de HR processen.

11. Bewaartermijnen

Situatie Praktische werkwijze
Sollicitatie komt binnen via e-mail HR beheert een centrale mailbox waar alle sollicitaties binnenkomen. De oorspronkelijke e-mail en bijlagen blijven alleen bewaard zolang dat nodig is voor de procedure. De gegevens worden alleen doorgezet binnen Inreda naar medewerkers die betrokken zijn bij het sollicitatieproces (zie onder). Na afronding dienen onnodige kopieen uit mailboxen verwijderd te worden.
Sollicitatie wordt gedeeld met interviewers Interviewers ontvangen alleen de informatie die zij nodig hebben. Zij bewaren geen eigen kopieën langer dan noodzakelijk.
Afwijzing Sollicitatiegegevens worden in beginsel uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij de sollicitant toestemming heeft gegeven voor langere bewaring of tenzij een klacht, geschil of juridische noodzaak langere bewaring vereist.
Bewaring voor toekomstige vacatures Alleen met toestemming van de sollicitant. De gegevens worden maximaal 1 jaar bewaard. Daarna vragen wij opnieuw toestemming of verwijderen wij de gegevens.
Indiensttreding Relevante sollicitatiegegevens worden onderdeel van het personeelsdossier. Vanaf dat moment geldt de privacyverklaring voor medewerkers. Niet-relevante sollicitatiegegevens worden verwijderd. In de tussenfase tussen sollicitatie en het indiensttreding worden contactgegevens en de (concept) arbeidsovereenkomst bij HR in een tijdelijke map opgeslagen ter voorbereiding van de indiensttreding.
Open sollicitatie zonder passende vacature Als er geen passende functie beschikbaar is, worden de gegevens in beginsel uiterlijk 4 weken na bericht daarover verwijderd, tenzij de sollicitant toestemming geeft om de gegevens maximaal 1 jaar te bewaren voor toekomstige vacatures.

12. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld als wetgeving, beleid of onze werkwijze verandert. De meest actuele versie wordt op passende wijze beschikbaar gesteld. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij sollicitanten op passende wijze, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk en relevant is.